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Definição

Publicado: Segunda, 21 de Outubro de 2013, 16h35 | Última atualização em Terça, 09 de Maio de 2017, 15h59

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O que é um projeto?

Segundo o PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Ou seja, um projeto é tudo aquilo que precisamos realizar para gerar algo novo: seja uma casa, um sistema informatizado, um estudo/pesquisa, um trabalho de conclusão de curso, uma contratação ou um compra importante. Lembre-se que ser “temporário” significa que os projetos devem ter um início e um término definidos; não significa de curta duração. 

O que é gerenciamento de projetos?

Gerenciamento de projetos é a aplicação de:

  • Conhecimento,
  • Habilidades,
  • Ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos de sucesso.

Isso significa que aplicar nosso conhecimento técnico não é suficiente para gerenciar um projeto. Gerenciar um projeto é responsabilizar-se pelo seu sucesso. Isso significa planejar o que será feito (escopo), quanto tempo levará para que seja feito, quanto custará, quais recursos (coisas e pessoas) serão necessários para realizar essas atividades, equilibrar interesses conflitantes, comunicar os acontecimentos importantes aos interessados no projeto e, ainda, garantir que tudo isso seja realizado no prazo, custo e qualidade definidas! Para isso, são necessários: conhecimento técnico e não técnico sobre a área do projeto; habilidades de gerenciamento de equipe e de negócio (liderança, negociação, comunicação interpessoal, etc.); e utilização de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos que apoiem as atividades do projeto (planejamento, execução, acompanhamento e encerramento) e garantam o seu sucesso – todo o escopo entregue dentro do prazo, custo e qualidade esperados.

Para cada fase do projeto são indicadas ferramentas e técnicas maisadequadas a garantir a execução correta daquela fase. Alguns exemplos de ferramentas e técnicas: entrevistas e benchmarking para realizar a coleta de requisitos do projeto; método do diagrama de precedência (MDP) para realizar o sequenciamento correto das atividades na elaboração do cronograma; técnicas de otimização de recursos para garantir a execução do cronograma no prazo previsto; análise da causa-raiz por meio do diagrama de Ishikawa para gerenciar a qualidade do projeto; entre outras.

Por que gerenciar projetos?

  • Estudos realizados comprovam que empresas que investiram em esforços nas fases de pré-desenvolvimento (planejamento do projeto) conseguiram no mínimo duplicar as chances de sucesso no lançamento dos seus produtos.
  • Empresas que não faziam uso de técnicas de gerenciamento de projetos tinham em média 71% de atraso nos seus cronogramas (e este não era o menor dos seus problemas);

Principais causas de insucesso

  • Falta de entendimento do escopo: falta de clareza no que “fazer”;
  • Crescimento desordenado do escopo: como o escopo não está claro, tende-se a adicionar itens que não deveriam ser realizados;
  • Falta de patrocínio: alguém com força de decisão que suporte o projeto;
  • Estimativas imprecisas: tempo, custo, qualidade;
  • Excesso de otimismo: sempre achamos que vai dar certo;
  • Comunicações pobres;
  • Achar que planejar é perda de tempo;
  • Mudanças não são gerenciadas;
  • Falta de liderança: o gerente de projetos preocupa-se com os quesitos técnicos e esquece a questão gerencial;

O que podemos fazer para mudar essa realidade?

Utilizar uma metodologia de Gerenciamento de Projetos reconhecida mundialmente e que ajude a melhorar o desempenho da organização na execução de seus projetos.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um documento que explica quais e como os processos de gerenciamento de projetos serão aplicados. Ela pode desburocratizar os processos de gerenciamento e controle, inserindo apenas aquelas atividades que fazem sentido para a organização.

Servem ainda para padronizar o modo como os projetos são gerenciados dentro das organizações, melhorando a comunicação e adaptando a teoria a pratica do local.

Projetos e planejamento Estratégico:

Os projetos são frequentemente utilizados como um meio de direta ou indiretamente alcançar os objetivos do plano estratégico de uma organização.

 O que é um Escritório de Projetos - EP?

Um Escritório de Projetos é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. As responsabilidades de um EP podem variar, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos. 

Há vários tipos de estruturas de EP nas organizações e elas variam em função do seu grau de controle e influência nos projetos da organização, tais como:

De suporte. Os EP de suporte desempenham um papel consultivo nos projetos, fornecendo modelos, melhores práticas, treinamento, acesso a informações e lições aprendidas com outros projetos. Este tipo de EP atua como um repositório de projetos.

De controle. Os EP de controle fornecem suporte e exigem a conformidade através de vários meios. A conformidade pode envolver a adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos usando modelos, formulários e ferramentas específicas, ou conformidade com a governança.

Diretivo. Os EP diretivos assumem o controle dos projetos através do seu gerenciamento direto.

No Ministério dos Transportes o Escritório de Projetos tem o papel de suporte e controle.

O Escritório de Projetos do MT tem a incumbência de auxiliar a Instituição na implantação da gestão estratégica. Instalado na Coordenação Geral de Planejamento Estratégico e Estatística-SPI, a unidade tem trabalhado com o objetivo de implantar a cultura da gestão de projetos em nossa Organização.

Para isso, o EP presta consultoria aos gerentes dos projetos, auxiliando-os no planejamento, no preenchimento dos documentos da metodologia, na comunicação entre a equipe, na execução e no encerramento dos projetos. Essa interação propiciou o engajamento de servidores às práticas de gestão de projetos e trouxe resultados positivos às iniciativas propostas.

O EP reúne os dados e informações de projetos estratégicos corporativos e avalia como os objetivos estratégicos de nível mais alto estão sendo alcançados. O EP é a ligação natural entre os portfólios, programas e projetos da organização e os sistemas de medição corporativos (p.ex., Balanced Scorecard).

Fonte: Guia PMBOK®, 5a edição.PMI, 2013

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