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Inicie seu projeto

Publicado: Sexta, 14 de Agosto de 2015, 17h31 | Última atualização em Terça, 15 de Março de 2016, 10h51

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Você quer iniciar um projeto?

Tem dúvidas em relação ao assunto?

Bem, você não está sozinho!

Muitas empresas e pessoas estão descobrindo que o uso das melhores práticas em gerenciamento de projetos aumenta as chances dos seus empreendimentos darem certo!

 Por que gerenciar projetos?

  • Estudos realizados comprovam que empresas que investiram em esforços nas fases de pré-desenvolvimento (planejamento do projeto) conseguiram no mínimo duplicar as chances de sucesso no lançamento dos seus produtos.
  • Empresas que não faziam uso de técnicas de gerenciamento de projetos tinham em média 71% de atraso nos seus cronogramas (e este não era o menor dos seus problemas);

Principais causas de insucesso 

ü  Falta de entendimento do escopo: falta de clareza no que “fazer”;

ü  Crescimento desordenado do escopo: como o escopo não está claro, tende-se a adicionar itens que não deveriam ser realizados;

ü  Falta de patrocínio: alguém com força de decisão que suporte o projeto;

ü  Estimativas imprecisas: tempo, custo, qualidade;

ü  Excesso de otimismo: sempre achamos que vai dar certo;

ü  Comunicações pobres;

ü  Achar que planejar é perda de tempo;

ü  Mudanças não são gerenciadas;

ü  Falta de liderança: o gerente de projetos preocupa-se com os quesitos técnicos e esquece a questão gerencial;

 

O que podemos fazer para mudar essa realidade?

Utilizar uma metodologia de Gerenciamento de Projetos reconhecida mundialmente e que ajude a melhorar o desempenho da organização na execução de seus projetos.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um documento que explica quais e como os processos de gerenciamento de projetos serão aplicados. Ela pode desburocratizar os processos de gerenciamento e controle, inserindo apenas aquelas atividades que fazem sentido para a organização.

Servem ainda para padronizar o modo como os projetos são gerenciados dentro das organizações, melhorando a comunicação e adaptando a teoria a pratica do local.

 

O que é gerenciamento de projetos?

É a aplicação dos conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas de maneira a atingir os requisitos do projeto em questão.

O Escritório de Projetos do MT está à disposição para ajudá-lo a iniciar e gerenciar seu projeto.

 

Processos de Gerenciamento de Projetos

A figura abaixo mostra os principais processos da metodologia adotada no MT:

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Processos de iniciação

Ele é constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma fase do projeto.

Nos processos de iniciação, o escopo (delimitação) inicial é definido, e os recursos financeiros iniciais são estimados. As partes interessadas internas e externas (servidores, unidades, parceiros, órgãos, etc.) que vão interagir e influenciar o resultado geral do projeto são identificadas. Se ainda não foi designado, o gerente de projetos será selecionado.

Estas informações são capturadas no Word-iconTermo de Abertura do Projeto- TAP

 

Processos de planejamento

São processos interativos de definição e refinamento de objetivos e escolha dos melhores caminhos para atingir os resultados.

A equipe de gerenciamento de projetos usa os processos de planejamento para coletar informações detalhadas sobre o projeto e desenvolver um plano de gerenciamento, também chamado de plano de projeto. Esses processos identificam, definem e amadurecem o escopo do projeto e, a estimativa de custo e de prazo.

As atividades de planejamento são as tarefas centrais da equipe de gerenciamento de projetos durante todo o projeto.

Durante o planejamento do projeto, todas as partes interessadas devem ser envolvidas, pois elas possuem habilidades e conhecimentos que podem e devem ser utilizados no desenvolvimento do plano de gerenciamento e em quaisquer planos auxiliares. A equipe do projeto deve criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

As atividades de planejamento são as tarefas centrais da equipe de gerenciamento de projetos durante todo o projeto.Elas são revisadas iterativamente em múltiplos pontos do projeto, ou seja, de tempos em tempos atualizamos o planejamento. O plano de projeto fornece entradas para os processos de execução, para os processos de monitoramento e controle e para os processos de encerramento. 

 

Estrutura Analítica do Projeto – EAP

Conforme definição apresentada no Guia PMBOK®, “A Estrutura Analítica do Projeto - EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.”

A EAP ou no inglês Work Breakdown Structure – WBS é uma ferramenta visual que permite a estruturação de um projeto de forma simples. Ela subdivide o trabalho do projeto em partes menores facilitando assim a sua gerência. Esta estrutura contempla todo o trabalho necessário para conclusão do projeto. Ela se parece com um “organograma empresarial”, mas seu objetivo é identificar que partes compõem um projeto.

Ex. de uma EAP

eapnova

 

Cronograma

Cronograma é uma ferramenta de gestão de atividades em forma de tabela, que também contempla o tempo em que as atividades vão se realizar. Nesta etapa se analisa as seqüências das atividades e suas durações. Determina as datas planejadas de inicio e de término para as atividades e marcos da iniciativa, acompanhando o seu progresso.

Ex. de um cronograma:

CRONOGRAMAEX

Para conhecer melhor veja aqui o formulário doWord-iconPlano de Projeto:

 

Processos de execução e monitoramento e controle

Integra pessoas e os outros recursos para colocar em prática o plano do projeto. É geralmente nessa fase em que ocorre a maior parte do esforço/dispêndio do projeto.

Mede e monitora o desempenho do projeto para identificar variações em relação ao planejado para que ações corretivas sejam disparadas quando necessário, garantindo que os resultados do período sejam alcançados.

O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvos no planejamento.

O gerente de projeto certifica-se que as entregas estejam em alinhamento com o escopo do projeto, defende o escopo de mudanças e confirma o nível previsto da qualidade do trabalho que está sendo executado.

Finalmente, a equipe do projeto informará ao gerente de projeto o progresso de suas atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso do projeto ao patrocinador de projeto, e aos principais stakeholders do projeto conforme definido na estratégia de comunicação.

Para acompanhar a execução e monitorar/controlar o projeto os formulários abaixo irão ajudá-lo:

Word-iconMemória de Reunião

Word-iconRelatório de Acompanhamento

Word-iconSolicitação de Mudança

 

Processos de encerramento

O encerramento do projeto é realizado logo após a finalização das atividades, elaborando um documento por nome termo de encerramento do projeto. Este documento tem por finalidade encerrar o projeto formalmente, onde o gerente da iniciativa deve fazer uma análise sobre eficiência e eficácia da iniciativa, ou seja, se a iniciativa atendeu ao objetivo proposto.

Formaliza a aceitação do projeto, serviço ou resultado e o fechamento formal do contrato. Analisa a evolução do projeto para que erros não se repitam no futuro, além disso, também é importante identificar os acertos para que eles voltem a acontecer em outros projetos.

Conheça aqui oWord-icon Termo de Encerramento do Projeto

 

icons-842876 1280Entre em contato com o Escritório de Projetos!

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